Informativa sul trattamento dei dati personali
Le presenti informazioni sono rese a coloro che partecipano all’iniziativa CMP Trail – Bassano del Grappa, che ha luogo in data 5-6 Ottobre 2019 presso Bassano del Grappa (l’“Iniziativa”). La partecipazione all’Iniziativa prevede che siano raccolte dalla ASD (come di seguito definita) informazioni che costituiscono dati personali ai sensi del Codice Privacy e del GDPR.
1. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento. Responsabile del trattamento.
Il titolare del trattamento è l’Associazione Sportiva Dilettantistica CMP4SPORT, con sede legale in Romano D’Ezzelino (VI), 36060, Via Merlo n. 2 (la “ASD”), in ogni momento puoi contattare la ASD all’indirizzo e-mail info@cmptrail.it.
2. Tipologia di dati trattati
Dati Anagrafici
L’Iniziativa prevede che i partecipanti forniscano alla ASD delle informazioni quali nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, sesso, indirizzo di residenza, e-mail, numero di telefono, numero di emergenza (i “Dati Anagrafici”). Tali dati sono necessari per la valida sottoscrizione della liberatoria e per identificare, eventualmente, i partecipanti all’Iniziativa ricollegandoli individualmente alle Immagini stesse.
Immagini (foto e video) dei partecipanti all’Iniziativa
Durante la partecipazione alle attività previste nell’ambito dell’Iniziativa, gli addetti incaricati dalla ASD e/o dal responsabile del trattamento nominato potranno scattare ai partecipanti delle fotografie o girare dei video che li ritraggono (congiuntamente, le “Immagini”), destinati all’utilizzo interno da parte della ASD e alla diffusione mediante pubblicazione e trasmissione con vari mezzi (via etere e/o satellitare e/o cavo, pubblicità televisiva, cartelloni pubblicitari, flyer, roll-up, pubblicità editoriale, internet, social network quali, a titolo esemplificativo, Facebook®, Instagram® e YouTube®). Si tratta di dati personali che potrebbero essere puntualmente associati a soggetti identificati e che, in ogni caso, per loro stessa natura potrebbero permettere di identificare i partecipanti all’Iniziativa ritratti nelle Immagini.
3. Finalità e base giuridica del trattamento
Le Immagini e i Dati Anagrafici (di seguito, congiuntamente, i “Dati”) forniti alla ASD saranno utilizzati esclusivamente per: (i) la raccolta, l’organizzazione e la diligente conservazione delle liberatorie in rapporto alle Immagini correlate; (ii) con esclusivo riferimento alle Immagini, diffondere le Immagini mediante pubblicazione, diffusione e trasmissione con vari mezzi e canali di comunicazione (via etere e/o satellitare e/o cavo, cartelloni pubblicitari, flyer, roll-up, pubblicità televisiva, internet, pubblicità editoriale, social network quali, a titolo esemplificativo, Facebook®, Instagram® e YouTube®) della ASD a fini di reportistica dell’Iniziativa e al fine di svolgere attività pubblicitaria-promozionale, anche con collegamento individuale fra Dati Anagrafici e Immagini; (iii) il trasferimento delle Immagini alla società F.lli Campagnolo S.p.A., main sponsor dell’iniziativa, con sede legale in Romano D’Ezzelino (VI) 36060 Via Merlo 2, che le tratterà in qualità di titolare autonomo del trattamento per le stesse finalità di cui al punto (ii) che precede e in ogni caso per attività connesse all’organizzazione e alla promozione dell’Iniziativa; (iv) l’invio di comunicazioni concernenti lo svolgimento della gara (orari, luogo, cambiamenti, ecc.) ivi comprese comunicazioni di carattere informativo circa tutte le novità di CMP4SPORT e dei suoi sponsor.
La base giuridica su cui si fondano i trattamenti della ASD è l’esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali su richiesta dell’interessato correlate all’iscrizione dell’interessato all’Iniziativa e alla sottoscrizione della liberatoria.
4. Destinatari della comunicazione dei Dati
I Dati saranno comunicati e potranno essere conosciuti (i) da dipendenti e collaboratori della ASD, debitamente designati al trattamento; (ii) da soggetti terzi che prestano servizi accessori o strumentali alle attività della ASD e alla realizzazione dell’Iniziativa, nominati responsabili esterni del trattamento (quali a titolo esemplificativo, le piattaforme online necessarie per gestire il processo di iscrizione all’Iniziativa e per fornire ai partecipanti le Immagini e altre foto ufficiali della gara) e (iii) dalla società F.lli Campagnolo S.p.A. in qualità di main sponsor dell’Iniziativa.
In nessun altro caso i Dati saranno comunicati a terzi, a meno che ciò non sia necessario per adempiere a richieste dell’Autorità Giudiziaria, di Pubblica Sicurezza o di un’altra Autorità Pubblica.
5. Luogo del trattamento dei Dati: non al di fuori dell’UE
Il trattamento dei Dati avrà luogo presso la sopraindicata sede della ASD. I Dati saranno conservati presso server e/o archivi fisici siti esclusivamente all’interno dell’Unione Europea. Anche in questo caso, i dati saranno curati da personale, debitamente nominato incaricato del trattamento, e da tecnici esterni per operazioni di gestione e manutenzione nominati responsabili esterno del trattamento. La ASD non effettuerà alcun trattamento o trasferimento dei Dati al di fuori del territorio dell’Unione Europea o presso Paesi che non diano garanzie adeguate di tutela dei dati personali.
Per quanto riguarda la pubblicazione sui social network: le società che gestiscono tali piattaforme (Facebook®, Instagram® e YouTube®) rientrano nel cosiddetto Privacy Shield, un sistema che tutela i cittadini europei quando i loro dati transitano verso gli Stati Uniti d’America
6. Modalità del trattamento, periodo di conservazione dei Dati e misure di sicurezza
La ASD tratterà i Dati con e senza l’ausilio di strumenti elettronici, informatici o automatizzati. Specifiche e adeguate misure di sicurezza logiche, organizzative e tecniche sono state adottate dalla ASD per prevenire la perdita dei Dati, usi illeciti o non consentiti dei medesimi e accessi non autorizzati.
I Dati non saranno trattatati e conservati per un periodo di tempo superiore a quello strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti (v. Paragrafo 3 di questa informativa): in particolare, un periodo che consenta: (i) di raccogliere, organizzare, conservare ordinatamente e trattare i Dati al fine di realizzare e promuovere adeguatamente l’Iniziativa; nonché (ii) di effettuare, anche successivamente, attività promozionali con le Immagini, anche collegati ai Dati Anagrafici.
I Dati Anagrafici contenuti nelle liberatorie saranno conservati per un periodo pari a quello prescrizionale previsto dalla legge.
7. I diritti dell’interessato. Contatti per l’esercizio dei diritti
I partecipanti all’Iniziativa, quali interessati (ossia, soggetti a cui si riferiscono i Dati), sono titolari di diritti conferiti dal GDPR. In particolare, ai sensi degli artt. 12-23 del GDPR hanno il diritto di chiedere e ottenere, in qualunque momento, l’accesso ai propri dati personali, informazioni sul trattamento effettuato, la rettifica e/o l’aggiornamento dei dati personali, la cancellazione e la limitazione del trattamento. Inoltre, hanno anche il diritto di opporsi al trattamento e di chiedere la portabilità dei dati. Infine, gli interessati hanno sempre il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo (in Italia: il Garante per la Protezione dei Dati Personali).
Al fine di esercitare i diritti, è sempre possibile contattare la Società ai seguenti recapiti:
– e-mail: info@cmptrail.it
– Indirizzo: Via Merlo 2, 36060, Romano D’Ezzelino (VI).